e-Customs – werkzaamheden aan douanesystemen weekend 29 t/m 31 januari 2010

Met ingang van 31 januari 2010 zal een groot aantal douaneprocessen en systemen ingevoerd c.q. gewijzigd worden. Dit heeft te maken met de inwerkingtreding van de veiligheidsverordening en de invoering van EORI.

Wat verandert er per 31 januari 2010?

Binnenbrengen (SBB/ICS)
• Gebruik van EORI-nummers.
• Summiere aangifte (direct) voor tijdelijke opslag te lossen goederen (SAL) met veiligheidsgegevens.
• Aangifte/meldingen verplicht elektronisch.
• Douane doet risico-analyse op SAL.

Invoer (DSI)
• Veiligheidsmaatregelen hebben geen gevolgen voor proces invoer.
• Verplicht gebruik van EORI-nummers.

Uitvoer (DSU)
• Extra veiligheidsgegevens in de aangifte ten uitvoer (zie FL/10/022, bijgaand).
• Verplicht gebruik van EORI-nummers.

Uitgaan (ECS)
• Aankomstmelding op kantoor van uitgang moet elektronisch worden aangeleverd door Trader at Exit.
• Elektronisch douanemanifest bij uitgang.

Douanevervoer (NCTS)
• Mogelijkheid om veiligheidsgegevens op te nemen in aangifte NCTS.
• Koppeling NCTS aan Prisma (selectiesysteem douane).
• Afschaffing kunstmatige ophoging referentiebedrag.
• Verplicht gebruik van EORI-nummers.
 
Voor meer informatie over de wijzigingen verwijzen wij u naar de website van de douane. Of kijk op onze speciale pagina.

Werkzaamheden aan de douanesystemen van 29 tot en met 31 januari 2010

De invoering van bovenstaande wijzigingen heeft tot gevolg dat alle aangiftesystemen vanaf vrijdagavond 29 januari 20.00 uur tot en met zondagmiddag 31 januari 15.00 uur niet beschikbaar zijn. Alleen NCTS zal tot zaterdagochtend 07.00 uur beschikbaar zijn.

Afspraken met het bedrijfsleven
In het verleden is het regelmatig voorgekomen dat kort na de uitrol van een nieuwe release er problemen ontstonden met de douanesystemen. Omdat uitval of vertraging van de douanesystemen grote gevolgen kan hebben voor de logistiek heeft de douane, in overleg met het bedrijfsleven, verschillende maatregelen genomen. Voor alle duidelijkheid; het is niet zo dat de douane vooraf grote problemen verwacht, maar preventief te werk gaat.

Met het oog op voorgaande heeft de douane de volgende maatregelen genomen:
- afstemming en communicatie over het af- en opbouwschema inzake het berichtenverkeer;
- voortgangsrapportages over de uitrol via de RSS en website douane;
- met enkele bedrijven, waaronder expediteurs, wordt vanaf zaterdag getest;
- oprichting van een preventieteam die direct maatregelen kan nemen en hierover communiceert indien er zich onverwachte problemen voordoen;
- de verschillende noodprocedures worden geactualiseerd (zie hieronder);
- overige afspraken teneinde mogelijke vertraging te voorkomen (zie hieronder).

Vanaf zondagmiddag 15.00 uur zullen de douanesystemen één voor één ‘live’ gaan. Begonnen wordt met ICS (SBB) en ECS/DSU. Gaat dit goed dan volgen NCTS en DSI. Bedrijven die op zondag werken, wordt geadviseerd de serviceberichten van de douane nauwlettend in de gaten te houden.

De douane heeft onlangs bovengenoemde afspraken gepubliceerd op de website, onderdeel veranderingen per 31 januari 2010 .

Noodprocedures

Indien het douanesysteem niet beschikbaar is, bijvoorbeeld in het weekend van de uitrol of bij een storing, kan het bedrijfsleven gebruik maken van de noodprocedures. De ervaring leert dat sommige noodprocedures in de praktijk niet goed werkbaar zijn.

De douane is momenteel bezig de verschillende noodprocedures te actualiseren. Hoewel de noodprocedures formeel niet wijzigen - deze zijn wettelijk voorgeschreven - zal de aanvraag/werking wel veranderen. Zo zal de douane de faxprocedure omzetten in een mailprocedure. Dit voorkomt overbezette faxlijnen. Voorts heeft de douane toegezegd extra capaciteit (in mensen) in te zetten indien de systemen onverhoopt uitvallen. De douane heeft toegezegd dat de herziene noodprocedures op de website van de douane worden gepubliceerd. U wordt geadviseerd hier voorafgaand aan het weekend goed kennis van te nemen.

 
Vooraf indienen van aangiften

De grootste aangiftestroom zal maandagochtend weer op gang komen. In het verleden is het regelmatig voorgekomen dat kort na een nieuwe release storing ontstond in de douanesystemen. Het moeten overgaan op de noodprocedure zorgt vooral op de Rotterdamse terminals tot grote (logistieke) problemen. Naast het feit dat een terminal vastloopt, is het bijzonder moeilijk de vervoerder op het laatste moment de juiste documentatie mee te geven. FENEX en de douane hebben hierover een aanvullende (preventieve) afspraak gemaakt. Doel van deze afspraak is de logistiek bij eventueel uitval van systemen zo min mogelijk te belemmeren en de ‘piek’ op maandag af te vlakken.

De douane zal bij wijze van uitzondering toestaan dat voorafgaand een aangifte mag worden ingediend voor zendingen die in of kort na het weekend van 31 januari gelost en weggevoerd zullen worden. Bijvoorbeeld: op donderdag 28 januari 2010 mag al een aangifte ten invoer worden ingediend voor een container die pas op 31 januari 2010 in Rotterdam wordt gelost en op dinsdag 2 februari weggevoerd zal worden.

Douanevervoer – advies gebruik TA
Aangiften in de normale procedure moeten door de douane handmatig worden verwerkt. Pas dan wordt de wegvoering door de douane verstrekt. Indien het bedrijfsleven massaal gebruik maakt van de mogelijkheid om vooraf aan te geven, zal het voor de douane ondoenlijk zijn alle aangiften tijdig af te werken. In dit kader wordt geadviseerd zo veel mogelijk gebruik te maken van de vergunning Toegelaten Afzender. De douane zal een extra ruime vervoerstermijn toestaan.

Duur afspraak inzake voorwerken
Bovengenoemde afspraak mag worden gebruikt voor:
- zendingen die ten invoer worden aangegeven en tot en met vrijdag 5 februari 2010 weggevoerd zullen worden;
- zendingen waarvoor een aangifte douanevervoer als TA wordt opgemaakt en die tot en met vrijdag 5 februari 2010 weggevoerd zullen worden;
- zendingen waarvoor een aangifte douanevervoer in de normale procedure wordt opgemaakt en die tot en met woensdag 3 februari 2010 weggevoerd zullen worden.

Indien u gebruik wenst te maken van bovenstaande afspraak, zorg er dan voor dat de aangiften c.q. documenten tijdig worden ingediend. Zodra de douanesystemen uit de ‘lucht’ gaan, bent u aangewezen op de noodprocedures.

Voor meer informatie over bovengenoemde mogelijkheid en de te hanteren werkwijze wordt verwezen naar bijgaand document van de douane (zie FL/10/025).

Bovenstaande procedure is met name bedoeld voor zendingen in de Rotterdamse haven. De douane heeft nog ‘grip’ op deze goederen en de gegevens zijn bij het bedrijfsleven vooraf bekend. Op verzoek kan deze procedure ook worden toegepast op Schiphol. Hiervoor moet contact worden opgenomen met Schiphol Cargo.