1. Per 1 juli moeten douaneaangiften elektronisch gedaan worden. Geldt dit voor iedereen?
In principe moeten per 1 juli 2009 alle douaneaangiften elektronisch plaatsvinden. Er is één uitzondering (tot 31 december 2010). Wanneer er sprake is van directe uitvoer, mag dat eventueel nog ‘op papier’ worden aangegeven. Dit kan dus alleen als het kantoor van uitgang in dezelfde lidstaat is als het kantoor van uitvoer en de voor de uitgang van de goederen benodigde gegevens ontvangt.

2. Waarom moeten douaneaangiften elektronisch gedaan worden?
De douane zelf legt het als volgt uit:
‘In de toekomstvisie van de Europese Unie op het gebied van de Douane, staan twee wensen centraal:

• het vergroten van de veiligheid aan de buitengrenzen van de EU en
• het versterken van de concurrentiepositie van de Europese markt.

Om deze wensen te vervullen, wordt de wetgeving aangepast. Om het concurrentievermogen van de EU te versterken is het nodig om de douaneprocedures te vereenvoudigen en papierloos te werken. De goederenstromen worden in de komende jaren zo gecontroleerd dat het bedrijfsleven zo min mogelijk oponthoud heeft….Het elektronisch uitwisselen van gegevens tussen de douanekantoren in de lidstaten van de Europese Unie én het bedrijfsleven, ondersteunt de uitvoering van de nieuwe wetgeving. Onder de noemer Electronic Customs, of eCustoms, ontwikkelen de lidstaten alle nieuwe automatiseringssystemen die nodig zijn…’

3. Wat zijn de voordelen van elektronisch aangeven?
Het elektronisch aangeven biedt duidelijke voordelen voor de aangever. Papieren kunnen zoekraken. Bovendien kunnen papieren aangiften fouten bevatten die pas later worden ontdekt, vervolgens aangevuld en verbeterd moeten worden. Dat kost tijd. Bij elektronische aangiften worden eventuele fouten op voorhand al gedetecteerd. Zo bevat de software van Minihouse zogenaamde businessrules, zodat een aangifte niet verzonden kan worden wanneer bepaalde informatie ontbreekt of onjuist is ingevuld.
In het geval van exportaangiften is er nog een groot voordeel: de aangever kan aantonen dat goederen de EU echt hebben verlaten (door de Confirmation of Exit) waardoor de aangever de zekerheid heeft dat hij over de goederen geen BTW hoeft af te dragen.

4. Wie doet de elektronische aangifte? Kan het worden uitbesteed?
De keuze voor zelf aangeven of uitbesteden ligt bij de aangever zelf. Veelal hangt het af van de volumes, kennis, complexiteit van de zendingen, (financiële) risico’s en de kosten. Een bedrijf die ongeveer vijftig aangiften per jaar doet, kan overwegen het uit te besteden aan bijvoorbeeld een douaneagent. Moet er iemand van het eigen personeel voor douanezaken worden aangewezen, dan is dit per saldo even duur als het inschakelen van een agent. De tijd die uw personeel namelijk kwijt is voor het invullen van de systemen en de kennis die op peil moet blijven moet niet worden vergeten. Ook de kosten voor een systeem spelen een rol.

Er zijn ook bedrijven die er juist voor kiezen de aangiftes zelf te doen. Bijvoorbeeld omdat ze steeds dezelfde aangifte maken. Die ze simpel kunnen knippen en plakken. Ook kennen we voorbeelden van juist heel grote aangevers (ca. 5000 aangiften per jaar) die er voor kiezen om het uit te besteden. Dat heeft dan vaak te maken met de complexiteit van de aangiften en de vele verschillende typen aangiften die ze moeten verwerken.

5. De software die wordt gebruikt moet worden goedgekeurd door de douane. Waar moet de software aan voldoen? En hoe zorgt een ondernemer ervoor dat het goedgekeurd wordt?
De douane geeft aan welke voorwaarden de berichten (output) moet voldoen in de zogenaamde MIG (Message Implementation Guide). Er zijn diverse aanbieders in de markt. Voor velen is het douanestuk een aanvulling op bijvoorbeeld het TMS (Transport Management Systeem). Deze partijen bieden veelal maar een deel van de douanesystemen aan. Voorbeelden van douaneaangiftesystemen zijn: Sagitta (invoer en uitvoer), NCTS (transit/doorvoer), DGVS (documentloos goederen volgsysteem, in Nederland alleen van toepassing in de vrije zone op Schiphol), CLIENT PD/RVV-VWA (aangifte systeem voor de plantenziektekundige dienst, denk aan import van groente en fruit, en/of de Voedsel en Waren Autoriteit; denk aan import van vlees en vis), ECS (Export Control System).

Enkele bedrijven hebben zelf een systeem gebouwd, of een oplossing gemaakt binnen hun eigen bestaande systeem. Dit aantal wordt steeds minder. De wijzigingen die door de douane worden opgelegd zijn namelijk steeds frequenter en complexer. Deze bedrijven moeten daardoor telkens het wiel opnieuw uitvinden.

6. Waar is de software te vinden? Wat zijn de kosten? Zijn er meer kosten verbonden aan het elektronisch aangifte doen?
Alle aanbieders van elektronische douaneaangifte software die de douane heeft goedgekeurd, zijn terug te vinden op een lijst op de site van de Douane: douane.nl.

Wat betreft de kosten is het maar net wat u als ondernemer wenst. Minihouse heeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om met alle ERP/WMS systemen te koppelen. Hierdoor kan data die al binnen een organisatie zijn opgeslagen 1-op-1 worden overgenomen. Dit scheelt heel veel invoer werk en vermindert de kans op fouten aanzienlijk. Daardoor worden uiteindelijk kosten bespaard. Daarnaast zijn er allerlei extra functionaliteiten die zorgen voor kostenbesparingen. Door efficiënt met data om te gaan (zoals de hiervoor genoemde koppeling), maar ook de mogelijkheid om eenvoudige rapportages te maken, heeft de aangever altijd overzicht en hoeven niet alle gegevens separaat in een excelbestand bijgehouden te worden.