Luchtvrachtexpediteur Malenstein Air stroomlijnt douaneprocessen met software van Kewill Minihouse

Malenstein Air is logistiek dienstverlener en sinds 1983 actief op het gebied van luchtvracht. De organisatie komt voort uit de transportonderneming van de familie Malenstein. De twintig medewerkers van Malenstein Air zijn verantwoordelijk voor de douanetechnische afhandeling van onder andere zendingen consumptievis, levende (dierentuin)dieren, hoogwaardige elektronica en andere tijdkritieke zendingen. De marktleider op Schiphol op het gebied van veterinair transport werkt nauw samen met de douane en Voedsel- en Warenautoriteit (VWA) voor alle producten die aan keuring onderhevig zijn. Keuringplichtige zendingen worden voor de VWA gekeurd in daarvoor speciaal ingerichte faciliteiten op de luchthaven.

Douanezaken

De hoofdactiviteit van Malenstein Air bestaat uit het douanetechnisch in- en uitklaren van luchtvrachtzendingen. “Ondersteund door de buitendienst zijn de afdelingen import en export met deze activiteit belast”, licht Mark Vorster, general manager van Malenstein Air, toe. “De importafdeling is gespecialiseerd in het douanetechnisch inklaren van de zendingen van onze klanten. Een belangrijk onderdeel van de activiteiten van de importafdeling is het aanvragen en begeleiden van de keuringen door de VWA. Door de steeds wijzigende en strenger wordende wet- en regelgeving wordt ons werk steeds specialistischer. Onze exportafdeling is niet alleen betrokken bij de douanetechnische afhandeling, maar draagt ook zorg voor het zo efficiënt mogelijk inkopen van vrachtruimte aan boord van vliegtuigen.” Kleinschalig nationaal transport verzorgt Malenstein Air veelal zelf. Voor grotere internationale zendingen maakt de organisatie gebruik van een vaste groep zorgvuldig geselecteerde vervoerders.

Koppeling van systemen

In 2005 is de samenwerking tussen Kewill Minihouse en Malenstein Air gestart. Malenstein Air startte tegelijkertijd met nieuwe logistieke software. In dit systeem wordt onder andere de informatie vastgelegd die nodig is voor het doen van aangiften. Ze waren echter nog op zoek naar een leverancier van elektronische douanesoftware, zodat alle aangiften online verwerkt kunnen worden. Beide systemen moesten informatie kunnen verwerken gericht op logistieke en douaneprocessen, veterinaire instanties en facturatie. “We hebben samen met Minihouse gekeken op welke manier we ons logisteike systeem en myUnidoc.eu konden koppelen”, vervolgt Vorster. “Fysiek werken we weinig in de schermen van myUnidoc.eu, maar alle aangiftestromen worden via het systeem van Kewill Minihouse verwerkt. MyUnidoc.eu is daarmee een onmisbare schakel tussen de (douane)autoriteit en onze organisatie.” Malenstein Air stuurt aangifteberichten in die door Kewill Minihouse worden verwerkt in het douanesysteem. Na ontvangst van de retourberichten en de verwerking daarvan ontstaat er een duidelijk overzicht van de status van alle aangiften. Het is belangrijk om te weten welke aangiften nog in behandeling zijn, zodat er snel geanticipeerd kan worden als bekend is welke schakel er actie moet ondernemen.

Externe host

Het systeem van Kewill Minihouse draait volledig in de cloud, wat betekent dat Malenstein Air niet verantwoordelijk is voor het onderhoud van servers en andere systemen. “Het is voor ons absoluut een voordeel dat het systeem extern gehost wordt. Wij hebben er geen omkijken naar, het scheelt ons ruimte en is uiteraard ook een besparing in geld en arbeidskrachten. Mochten wij, om welke reden dan ook, geen toegang meer kunnen krijgen tot onze eigen systemen, dan is myUnidoc.eu altijd nog beschikbaar. Aan de andere kant hebben we geen controle op het systeem, waardoor we in geval van storingen afhankelijk zijn van Kewill Minihouse. De afgelopen jaren hebben we echter gemerkt dat er weinig verstoringen van het systeem zijn. Als er zich al een probleem voordoet, dan is Kewill Minihouse altijd erg snel met het oplossen hiervan. Wat ons betreft is dat één van de grootste voordelen van onze samenwerking. Het is voor ons van groot belang dat we continu kunnen draaien, ook al vindt er ergens een storing plaats.” Kewill Minihouse realiseert zich dat organisaties het zich niet kunnen permitteren om de activiteiten stil te leggen. In geval van storing is Kewill Minihouse er, die er in dat geval juist alles aan doet om hun klanten, waaronder Malenstein Air, zo goed mogelijk te informeren en te ondersteunen.

Snelheid

Aangezien Malenstein Air onder andere levende dieren en andere producten vervoert waarbij haast geboden is, is het voor de organisatie van groot belang dat er zo min mogelijk oponthoud is in het proces. “Wij doen er alles aan om onze zendingen zo soepel en snel mogelijk af te handelen”, vervolgt Vorster. “Daarom hebben wij baat bij een systeem dat snel en eenvoudig te bedienen is. Ook tijdens storingen bij de douane moeten we door kunnen werken, omdat onze vracht anders mogelijk onherstelbaar beschadigt. De systemen van Kewill Minihouse zijn betrouwbaar en snel, wat ten goede komt aan de voortgang van het proces.”

Actueel

De Europese Commissie, Voedsel- en Warenautoriteit en douane zijn belangrijke partijen voor Malenstein Air, waarmee veelvuldig gecommuniceerd wordt. De organisatie wil altijd op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving, zodat veranderingen snel doorgevoerd kunnen worden binnen de organisatie. Dit zodat de beste dienstverlening aan klanten kan worden geleverd. Volgens Malenstein Air is Kewill Minihouse ook een belangrijke partner als het gaat om informatievoorziening over wet- en regelgeving. “Kewill Minihouse is altijd in een vroeg stadium op de hoogte van veranderingen. De systemen zijn daarom steeds actueel. Wij worden regelmatig op de hoogte gehouden van de consequenties die nieuwe wijzigingen voor ons hebben, zodat wij ons voldoende voor kunnen bereiden, mocht dat nodig zijn. Indien we tussentijds vragen hebben, kunnen we altijd bij de kundige helpdesk terecht. Omdat onze organisatie 24 uur per dag in bedrijf is, stellen we hoge eisen aan onze leveranciers. Over de flexibiliteit die Kewill Minihouse biedt op het gebied van ondersteuning zijn we erg tevreden.”